AI-ga automatiseerimine tähendab, et tehisintellekt täidab kindla töövoo sees ülesandeid, mida inimene muidu käsitsi teeks. Selleks määratakse vajalikud andmed, tööetapid, oodatav tulemus ja kontrollpunktid. AI võib näiteks välja saata meilid, leppida kokku kohtumised ja koostada vastuse põhja e-kirjale ning anda selle sulle kinnitamiseks.
Meil kõigil on töös korduvaid asju, mida me teeme, sest keegi teine ei tee neid, aga tegelikult me neid väga teha ei taha. Ükskõik, kas oled ettevõtja, juht või spetsialist. Mõni ülesanne ei vaja iga kord sinu otsustamist, küll aga aega ja kannatlikkust, et see ära teha. Tehniline näputöö, mida mina nimetan rähnitööks.
Keegi peab selle töö ära tegema ja nii teedki seda ise. Iga päev, iga nädal või iga kuu.
Just nende ülesannete puhul tasubki automatiseerimisega alustada. Üks ülesanne korraga, üks töövoog korraga.
Kuidas AI-ga automatiseerimine töötab?
Kõigepealt paned sammhaaval kirja, kuidas üks ülesanne algusest lõpuni teha tuleks. Seda tegevuste järjestust nimetatakse töövooks.
Mis on sinu tööülesande puhul esimene samm? Millist infot on sul selleks vaja? Mis juhtub järgmisena? Milline peab lõpptulemus välja nägema? Mida AI tohib teha ja mida mitte?
Näiteks võib kliendipäringule vastamise töövoog välja näha nii:
- Saabub kliendi e-kiri.
- AI tuvastab, mida klient küsib.
- Süsteem leiab vastamiseks vajaliku info ettevõtte kinnitatud materjalidest.
- AI koostab vastuse mustandi sinu antud juhiste järgi.
- Sina või vastutav töötaja kontrollib tulemust ja kinnitab selle saatmise.
Sellise lahenduse puhul ei pea sa iga etappi ise nullist tegema. Sinu ainuke ülesanne on kontrollida, et kliendile antud info ja lubadused oleksid õiged.
Selle töövoo toimimiseks tuleb ühendada vajalikud töövahendid, anda sobivad ligipääsud ja lahendus läbi katsetada. Üksnes töövoo kirjeldamisest vestlusaknasse ei teki veel automaatselt e-postiga ühendatud süsteemi.
Mis vahe on tavalisel automatiseerimisel ja AI-ga automatiseerimisel?
Tavaline automatiseerimine järgib etteantud reegleid ja tegevustejada. Näiteks, e-pood saadab pärast tellimuse esitamist kinnituskirja. Selleks ei ole vaja tehisintellekti.
AI saab lisada töövoogu teksti analüüsimise, info töötlemise või uue sisu koostamise. Kliendid võivad küsida sama asja väga erinevalt. AI saab nende kirjade põhjal hinnata, mis teemaga on tegemist ja valmistada ette sobiva vastuse.
Ühes töövoos võivad mõlemad koos toimida: nii automaatika kui ka AI. Kirja saabumise tuvastab automaatika, selle sisu analüäsib AI ja väljundi kinnitab inimene.
Mis roll on AI-assistendil ja AI-agendil?
Praktiliselt aitab neid mõisteid eristada see, kui palju pead sina töö käigus järgmisi samme ette andma.
AI-assistenti kasutades annad talle konkreetse ülesande ja ta teeb selle ära. Näiteks, palud märkmete põhjal blogiartikli mustandi koostada. Sa vaatad tulemuse üle ja teed omal käel tööd edasi.
AI-agent saab talle antud eesmärgi saavutamiseks valida järgmisi samme ja kasutada lubatud töövahendeid. Ta võib näiteks otsida vajalikku infot, koostada dokumendi ja kontrollida seda etteantud nõuete järgi. Selleks vajab ta sobivaid juhiseid, ligipääse ja piire.
Kindlate sammudega AI-töövoog võib toimida ka ilma iseseisvalt järgmisi tegevusi valiva agendita. Lahenduse valik sõltub ülesandest. Anthropic eristab samuti etteantud rada järgivaid töövooge ja agente, kes juhivad tegevuste käiku dünaamiliselt.
Iseseisvus ei tähenda, et inimene kaob protsessist. Sina määrad, kus on vaja inimese kinnitust ja millises olukorras peab süsteem töö peatama ning abi küsima.
Milliseid tööülesandeid saab AI abil automatiseerida?
AI-ga automatiseerimine võib puudutada väikest tööosa või mitmest etapist koosnevat tööprotsessi. Näiteks saab lihtsustada AI abil andmetega töötamist, administratiivseid ülesandeid ja sisuloomet.
| Tööülesanne | Mida AI saab ette valmistada? | Mida inimene kontrollib? |
|---|---|---|
| E-kirjadele vastamine | Kirjade liigitamine ja vastuste põhjad kinnitatud info põhjal | Faktid, kliendile antavad lubadused ja erandid |
| Sotsiaalmeedia sisu | Sinu märkmetest postituste ja visuaalide kavandid | Sõnum, sinu kõneviis ja visuaalide sobivus |
| Blogiartikli koostamine | Märkmete korrastamine, artikli mustand ja vormistus avaldamiseks | Mõtete täpsus, faktid ja lõplik avaldamisotsus |
Näiteks blogi puhul võid anda sisendiks oma häälsõnumid. Töövoog võib hõlmata nende tekstiks muutmist, mõtete järjestamist, artikli koostamist ja veebilehele mustandina lisamist. Iga etapi jaoks tuleb paika panna juhised ning vajalikud ühendused.
Sisuloome puhul on sinu mõtted ja kogemus endiselt oluline sisend. Automatiseerida saab osa nende töötlemisest ja vormistamisest. See, kas valmis tekst väljendab sinu seisukohta õigesti, vajab sinu hinnangut.
Kuidas valida esimene ülesanne automatiseerimiseks?
Alustuseks vaata üle oma praegune töö. Milliseid ülesandeid teed pidevalt? Millised neist vajavad peamiselt sinu aega ja kannatlikkust? Vaata tegevusi, kus kogud infot, kopeerid, vormistad või valmistad sarnase ülesehitusega materjale ette. Erista neist kohad, kus on vaja sinu kogemust ja otsust.
Selleks kasutan äriprotsesside auditi raamistikku. Pane oma korduvad tegevused tabelisse ja vaata igaühe puhul läbi seitse asja.
| Auditi osa | Mida kirja panna? |
|---|---|
| Tegevus | Mida sa korduvalt teed? Kirjelda konkreetset ülesannet, näiteks kliendikirjadele vastamist. |
| Sagedus | Kui tihti seda teed: iga päev, nädal või kuu? Märgi ka kordade arv. |
| Ajakulu | Mitu tundi nädalas sellele kokku kulub? Arvesta ka ettevalmistust ja kontrollimist. |
| Praegune kulu | Kas teed tööd ise või maksad selle eest töötajale, virtuaalassistendile või teenusepakkujale? Pane kirja rahaline kulu või enda ajakulu. |
| AI-sobivus | Kas AI saab seda ülesannet teha: jah, osaliselt või ei? Osalise sobivuse puhul märgi, millise tööosa saab AI-le anda. |
| Mõõdikud | Kui palju aega või raha soovid säästa? Võrdle pärast katsetamist tegelikku tulemust lähteolukorraga. |
| Prioriteet | Milline tegevus tasub esimesena ette võtta, arvestades ajakulu, sagedust ja AI-sobivust? |
Prioriteedi hindamisel kasutan lihtsat mõttemudelit: ajakulu × sagedus × AI-sobivus. Mida rohkem aega korduv ülesanne võtab ja mida paremini AI selle tegemiseks sobib, seda tugevam kandidaat see automatiseerimiseks on.
Kui arvutad ajakulu sageduse kaudu, võta aluseks ühe korra ajakulu. Näiteks 20 minutit viis korda nädalas teeb kokku 100 minutit nädalas. Kui tabelis on nädalane koguaeg juba kirjas, ei pea seda enam sagedusega korrutama. AI-sobivuse hinnang „jah, osaliselt või ei” aitab seejärel otsustada, kui suur osa tööst on üleantav.
Näiteks: kui sama ülesanne võtab pärast automatiseerimist koos kontrollimise ja parandamisega 40 minutit nädalas, on ajavõit 60 minutit. See on näitlik arvutus. Oma töö puhul saad tegeliku säästu teada mõõtes.
Arvesta ka lahenduse seadistamiseks kuluva aja, töövahendite hinna ja hooldusega. See “tagasi võidetud aeg” annab sulle võimaluse muuks tööks; rahaline kokkuhoid tekib siis, kui mõni kulu päriselt väheneb.
Auditi järel vali üks selgelt piiritletud ülesanne ja sõnasta soovitud tulemus. Näiteks võiks kliendikirja vastuse ettevalmistamine võtta vähem aega, säilitades vastuse kvaliteedi.
Kuidas esimene AI-töövoog üles ehitada?
Kui töö on välja valitud, pane kirja järgmised asjad:
- Algus. Mis töö käivitab: saabuv kiri, lisatud fail, kindel aeg või sinu antud käsk?
- Sisend. Milliseid andmeid ja materjale on vaja ning kust need tulevad?
- Sammud. Millises järjekorras töö käib ja millise osa teeb AI?
- Tulemus. Mis peab valmima ja millises vormis? Lisa võimalusel hea tulemuse näidis.
- Piirid ja kontroll. Milliseid andmeid tohib kasutada, mida tohib teha iseseisvalt ja millal on vaja inimese kinnitust?
Seejärel katseta töövoogu erinevate näidetega. Vaata ka olukordi, kus vajalik info on puudu või sisend on ebaselge. Pane paika, kelle poole süsteem sellisel juhul pöördub.
Kui tulemust tuleb pidevalt ümber teha, vaata üle sisend, juhised ja tööetapid. Alles toimiva töövoo puhul saad hinnata, milliseid samme võib lasta iseseisvalt teha.
Korduma kippuvad küsimused AI-ga automatiseerimise kohta
Kas AI-ga automatiseerimine tähendab, et kõik tehakse minu eest ära?
AI saab üle võtta kokkulepitud tööetappe. Sina määrad eesmärgi, annad vajalikud juhised ja otsustad, kus tulemust kontrollitakse. Automatiseerimise ulatus sõltub ülesandest ja lahenduse töökindlusest.
Kas iga automatiseeritud töövoog vajab AI-agenti?
Ei. Osa tööst saab teha kindlate reeglitega automaatika ja osa etteantud sammudega AI-töövoog. Agent on üks võimalus siis, kui lahendus peab töö käigus valima järgmisi tegevusi.
Kas AI-ga automatiseerimiseks peab oskama programmeerida?
Lihtsamaid töövooge saab ehitada ka visuaalsete seadistuste ja valmis ühendustega töövahendites. Keerukamate süsteemide ühendamiseks võib vaja minna arendaja abi. Igal juhul peab olema selge, kuidas ülesanne praegu käib ja millist tulemust soovid.
Millest alustada, kui ma ei tea, mida automatiseerida?
Kasuta äriprotsesside auditit: pane kirja tegevus, sagedus, ajakulu, praegune kulu, AI-sobivus ja soovitud sääst. Nende põhjal vali esimeseks üks korduv ülesanne, mille tulemust oskad hinnata.
Õpi oma tööprotsessi AI abil lihtsustama
AI Kasvumootori koolitusel alustame sinu eesmärgist ja tööprotsessi kaardistamisest. Paneme paika, mida teeb AI ja mida inimene, ning liigume sealt toimiva lahenduse ehitamise ja testimiseni.
Kui tahad oma korduvad tööülesanded läbi vaadata ja ühe lahenduse minu juhendamisel üles ehitada, tutvu AI Kasvumootori koolitusega.
